Playbook
Das KI-Marketing-Playbook für schlanke Teams
Automatisierungen, Prompts und ein ehrliches Dashboard – das System, mit dem auch ein kleines Team großes Marketing macht.
Großes Marketing mit einem kleinen Team ist möglich – aber es braucht ein System. Ein kleines Team ist selten die Wunschbesetzung: Man startet als Start-up, oder nach einer Umstrukturierung sind weniger Hände da. Mehr Leute würden mehr erreichen – doch wenn die Ressourcen knapp sind, entscheidet die Methode über das Ergebnis. Ich habe mit schlanken Teams DACH-Launches gestemmt, die nach deutlich mehr Köpfen aussahen, als tatsächlich dahinterstanden. Der Hebel war das System: ein paar gut gebaute Automatisierungen, wiederverwendbare Prompts und ein Dashboard, das ehrlich ist statt hübsch. Dieses Playbook ist die kompakte Version davon – kein Tool-Zoo, kein KI-Hype, sondern die Bausteine mit dem größten Hebel. Nimm dir einen heraus, bau ihn diese Woche, miss den Effekt. Dann den nächsten.
Das Betriebssystem
Drei Prinzipien vor jedem Tool
Werkzeuge ändern sich jedes Quartal. Diese drei Leitsätze entscheiden, ob ein neues Tool zum Hebel wird – oder nur zu neuer Arbeit.
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Hebel vor Hände
Bevor du eine Aufgabe an einen neuen Menschen gibst, frag: Lässt sie sich einmal bauen und dann beliebig oft auslösen? Wiederkehrende Arbeit gehört in ein System, nicht in einen Kalender. Menschen für das, was Urteilsvermögen braucht – Maschinen für alles, was sich wiederholt.
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System vor Heldentum
Ein Launch, der nur klappt, weil jemand drei Nächte durchgearbeitet hat, ist kein Erfolg – er ist ein Risiko mit Verspätung. Baue Prozesse, die auch an einem schlechten Tag funktionieren: dokumentiert, per Klick ausgelöst, nachvollziehbar für die nächste Person.
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Messen, was Umsatz bewegt
Reichweite ist kein Ziel, sie ist ein Zwischenschritt. Verbinde jede Aktivität mit einer Zahl, die im Geschäft ankommt – Pipeline, qualifizierte Leads, gewonnene Deals. Was du nicht mit Umsatz verbinden kannst, ist ein Kandidat zum Streichen.
Die Automatisierungen
Vier Workflows, die sofort Zeit zurückgeben
Jeder Workflow läuft mit Tools, die du wahrscheinlich schon hast: HubSpot für CRM und Mail, n8n als Verbindung dazwischen, ein KI-Modell als Kopf. Starte mit dem einen, der dir gerade den größten Schmerz nimmt.
- 1
Leads vorsortieren & zuweisen · HubSpot · n8n · KI-Modell
Neue Leads werden automatisch angereichert, bewertet und an die richtige Stelle geschickt – statt im Postfach zu versanden. Der Formular-Eingang startet n8n und reichert Firmendaten an, ein KI-Modell bewertet Passung und Dringlichkeit und schreibt eine Zwei-Zeilen-Zusammenfassung; heiße Leads landen mit Notiz im richtigen HubSpot-Schritt – inklusive Hinweis ins Team-Chat.
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Inhalte mehrfach nutzen · n8n · KI-Modell · HubSpot/Buffer
Ein zentraler Inhalt (Webinar, Artikel, Case) wird automatisch in mehrere abgeleitete Formate übersetzt – in eurer Tonalität. Transkript oder Text kommt rein, das Marken-Briefing als Kontext dazu; das KI-Modell erzeugt LinkedIn-Posts, einen Newsletter-Abschnitt, FAQ und zitierfähige Aussagen. Die Entwürfe landen zur Freigabe in einem Board – ein Klick zum Einplanen.
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Reporting auf Autopilot · n8n · HubSpot · KI-Modell
Die Wochenzahlen kommen montags von selbst – inklusive Klartext-Kommentar, was sich bewegt hat und warum. n8n zieht die KPIs aus HubSpot und Web-Analytics, das KI-Modell schreibt einen kurzen Kommentar mit den Auffälligkeiten, und die fertige Wochenmail geht an Team und Leitung – ohne dass jemand baut.
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Eingehende Anfragen mit KI-Agent qualifizieren · KI-Agent · HubSpot · Kalender
Ein Agent beantwortet wiederkehrende Erstfragen, qualifiziert vor und bietet passende Termine an – rund um die Uhr. Er kennt Angebot, Preisrahmen und Grenzen aus einer Wissensbasis, klärt den Bedarf und übergibt sauber an den Menschen, sobald es konkret wird; die qualifizierte Anfrage samt Gesprächsnotiz landet automatisch im CRM.
Die Prompts
Drei Vorlagen zum Kopieren
Gute Prompts sind wiederverwendbare Vorlagen, keine Einmal-Eingaben. Ersetze die [Platzhalter], speichere den Prompt als Snippet und verfeinere ihn mit der Zeit.
1 · Positionierung schärfen – bringt ein schwammiges Angebot auf den Punkt.
Prompt · Positionierung
Du bist Strategieberater:in für B2B-Positionierung. Unternehmen: [Name + 1 Satz, was ihr tut] Zielkunde: [Rolle, Branche, Unternehmensgröße] Größter Schmerz des Kunden: [Problem] Wettbewerb/Alternative heute: [Status quo] Liefere: (1) einen Positionierungssatz in der Form „Für [Zielkunde], die [Schmerz] haben, ist [Angebot] das [Kategorie], das [einzigartiger Nutzen].“ (2) 3 Botschafts-Säulen mit je einem Beleg. (3) 3 Formulierungen, die wir streichen sollten, weil sie austauschbar sind. Sei konkret, kein Marketing-Sprech.
2 · Mehrfachnutzung – aus einem Inhalt viele Formate, in eurer Tonalität.
Prompt · Mehrfachnutzung
Hier ist ein Kern-Inhalt: [Text/Transkript einfügen] Unsere Tonalität: [z. B. klar, direkt, ohne Floskeln] Zielgruppe: [Rolle/Branche] Erzeuge daraus: – 3 LinkedIn-Posts (je 1 Kernidee, mit Aufhänger in Zeile 1) – 1 Newsletter-Abschnitt (120–150 Wörter) – 5 FAQ-Paare – 3 zitierfähige Ein-Satz-Aussagen Behalte Fakten exakt bei, erfinde nichts dazu. Markiere alles, wo dir eine Info fehlt, mit [PRÜFEN].
3 · Kampagnen-Brief – aus einer Idee ein umsetzbares Briefing.
Prompt · Kampagnen-Brief
Erstelle ein Kampagnen-Briefing auf einer Seite. Ziel/Metrik: [z. B. 30 qualifizierte Leads in Q+1] Zielgruppe & Auslöser: [wen, welcher Anlass] Kernbotschaft: [ein Satz] Budget-/Zeitrahmen: [grob] Gliedere: Insight → Botschaft → Kanäle & Assets → Messpunkte → Was wir bewusst NICHT tun. Halte es so knapp, dass es ein:e Werkstudent:in ohne Rückfragen umsetzen könnte.
Tipp
Ein guter Prompt ist ein wiederverwendbares Asset – gib immer Zielgruppe und Tonalität mit und lies den Output gegen, bevor er rausgeht.
Das Dashboard
Die wenigen Zahlen, die wirklich steuern
Ein gutes Dashboard beantwortet eine Frage in zehn Sekunden: Sind wir auf Kurs? Eine North-Star-Metrik oben, eine Handvoll Treiber darunter – mehr nicht.
North Star
Marketing-beeinflusste Pipeline (€) pro Monat – die eine Zahl, an der alles hängt.
- Qualifizierte Leads (MQL → SQL): Kommt oben genug Qualität rein? Quelle: HubSpot, wöchentlich.
- Conversion je Stufe: Wo klemmt es im Funnel? Quelle: HubSpot, wöchentlich.
- CAC & Kanal-Effizienz: Welcher Kanal trägt sich? Quelle: Ads + CRM, monatlich.
- Velocity (Tage bis Deal): Wie schnell reift Pipeline? Quelle: HubSpot, monatlich.
- Content-Wirkung: Welche Inhalte begleiten Deals? Quelle: CRM-Attribution, monatlich.
Drei Regeln, damit es ehrlich bleibt:
- Eine Wahrheit pro Zahl. Jede Kennzahl hat genau eine Definition und eine Quelle – sonst diskutiert ihr Zahlen statt Maßnahmen.
- Schein-Kennzahlen raus. Wenn eine Zahl steigen kann, ohne dass das Geschäft besser wird, gehört sie nicht aufs Board.
- Kommentar dazu. Zahlen ohne Klartext erzeugen Meetings. Ein Satz „das bedeutet …“ spart die halbe Stunde.
30-Tage-Quickstart
Von diesem Playbook ins Tun
Du brauchst nicht alles auf einmal. Vier Wochen, ein Fokus pro Woche – am Ende läuft ein erster Workflow, und du misst seinen Effekt.
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Woche 1 · Verstehen, was ist
Die fünf Dashboard-Zahlen definieren – eine Quelle je Zahl. Den manuellen Schritt finden, der dich am meisten Zeit kostet. Den Positionierungs-Prompt einmal durchspielen.
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Woche 2 · Den ersten Hebel bauen
Einen Workflow aus Teil 2 auswählen (Start: Leads vorsortieren oder Reporting). In n8n als einfachste Version bauen – lieber roh und live als perfekt und ungenutzt. Mit echten Daten testen und einen Menschen als Sicherheitsnetz behalten.
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Woche 3 · Content-Hebel dazu
Den Mehrfachnutzungs-Prompt mit eurer Tonalität als Snippet speichern. Einen zentralen Inhalt durchschicken, den Output redigieren und veröffentlichen. Einen Freigabe-Schritt (Human in the Loop) festlegen, damit nichts Ungeprüftes live geht.
- 4
Woche 4 · Messen & verankern
Die Reporting-Automation scharf schalten – die Montagsmail läuft. Den Effekt der Woche-2-Automation gegen vorher halten. Den nächsten Workflow einplanen. Das System wächst, nicht das Team.
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